如何优雅地使用 Gmail

Posted on 2014-04-11 23:33 in Misc

Gmail 是 Google 提供的邮箱,细数使用 Gmail 已经快 5 年了,但是最近才发现自己的使用方法根本不对,摸索了 2 天,总结一下使用心得~


为何使用 Gmail


关于 QQ mail 和 Gmail 谁好谁坏的问题,知乎上有一堆

为什么这么多人说 Gmail 好用?Gmail 和 QQmail 相比到底好在哪里?

为什么现在这么多受过高等教育的人喜欢用 Gmail,国内的邮箱如何?

不喜欢 Gmail 而喜欢 QQ 邮箱的人,为什么会产生这样的偏好?

我选择 Gmail 的理由:

  1. Gmail 账户是 Google 所有服务的入口,除了可以使用 Gmail 外和其他所有 Google 产品都有无缝的整合 。

  2. 强大的功能,比如我最喜欢的 邮件对话功能label 功能,还有 过滤器,Chrome + Gmail,给你最简洁强大的体验 。

  3. 安全,邮件不会受到某些机器 & 人工的监视,免受 GFW 的干扰

    这恰恰是一些人不使用 Gmail 的原因,因为 Gmail 不稳定,但是关于这个问题,引用 和菜头 在知乎上的一句话 “ 因为 Gmail 总有访问正常的一天,只要 Google 不死。对未来没有信心做人和一条咸鱼又有什么区别?”,况且,在 Geek 面前这都不是问题 。)

    关于 Google 和百度、天朝的恩怨,一个有独立判断能力的人都明白为什么 Google 退出中国 。

  4. 我是 G 粉,Gmail 代表了自由 :-D

  5. Gmail 可以代收发邮件,测试了一下 QQ mail 和 163 是可以用的,所以,只需要 一个 Gmail 就可以管理 3 个邮箱了。

    对于中国人来说,邮箱貌似是一个很边缘化的东西,而对于西方国家来说,邮箱交流是一件再普通的事了。听说微软 和 Google 公司即使一个办公室内的同事,上下级都是用邮件交流的(国内互联网公司貌似也有,但是没有达到那么频繁的程度),全世界的邮件流量超过 80% 在欧美 。所以,QQ mail 上到处是贺卡、问候、漂流瓶,这也是为什么用 QQ mail 发一份简历时为什么显得不正式的原因 。


如何优雅地使用 Gmail


擅自使用知乎风格来命名这个子标题,其实只是我个人的一些使用心得 :-D

完整的攻略当然是官方的帮助

代收其他邮箱

官方帮助文档,导入邮箱账户

import

Gmail 最多可以导入 5 个邮箱账户的邮件,对于普通人来说,远远足够了 。

Inbox /Archive

这是我最喜欢 Gmail 的地方,也是我以前一直没有正确使用的功能 。以前,我的 inbox 里面有大概 800+ 份邮件,包括已读 / 未读,私人邮件、工作邮件、广告、各个网站注册激活链接、社交网络消息提醒等,全部混在一起 。

从知乎上找到一个改变我对邮箱 Inbox/Archive 的认识的回答,问题是 如何有效地使用 Gmail 的 Archive(归档)功能? ,回答者是钢盅郭子

精髓就是

  • Inbox = 待 / 未处理

  • Archive = 已 / 不处理

阅读完邮件(已读),却无法立刻做出响应(回复或开展相关工作)的可能性是很高的,此时可以将邮件留在收件箱内留待日后处理。

而将邮件存档,则说明已经不再对此邮件感兴趣了,即便它始终未读,我们也可以通过其他信息(标题、收件人不是自己)确定这是一封不需要关注的邮件。

有人认为 Inbox 可以覆盖 Archive 的功能。我觉得可以理解,毕竟,喜欢把所有工作都堆放在办公桌台面上的也是大有人在。但即使我们有许多的文件夹或标签可用来分类、标识,抽屉总还是办公桌的默认配置吧。

像我以前一样,读完的文件仍然保留在 Inbox 中,就像每次都在办公桌面上读完文件都不收拾,越摆越多,只是这个虚拟的办公桌不会堆不下文件 。

正确的使用方法应该是把 Inbox 视为一个 tmp,在阅读完邮件后,该删除的删除、该归档的归档、该打标签的打标签,就像保持桌面整洁一样 。

P.S. 事实上,Inbox 只是一个标签,所谓 归档(Archive) 就是删除这个标签,一份处理完的邮件不再应该打上 Inbox 的标签,所以我们要进行归档 。

标签 & 文件夹

Gmail 使用了标签代替文件夹,真是一个革命性的创举 。

帮助里面 [ 列举 ][lable] 了 标签 相比于 文件夹 的优势

  • 一个会话可以拥有一个以上的标签,而一封邮件只能放在一个文件夹中

  • 会话可以同时存在于多个位置(收件箱、所有邮件、已发邮件等等),便于日后查找 。而在文件夹中,您必须记住邮件的存档位置,才能找到它 。

  • 您可以利用标签对会话进行搜索,而您不可能总是在文件夹内进行搜索 。

所以,我们需要做的就是阅读邮件,然后按照邮件的属性,给它打上标签(label),比如私人邮件、工作邮件、学习邮件、注册验证邮件、社交邮件等等 。每种表情可以自定义颜色,按照邮件在我们心目中的重要程度,给每种标签赋予不同的颜色,一眼看上去,简洁明了,而且很好看 。

了解如何创建、修改、删除和搜索标签

星标邮件 & 重要邮件

Gmail 提供了自动识别邮件重要性的功能,它可以根据算法,用户使用习惯等自动识别,标记一个邮件是否是 “ 重要的 ”,除此之外,我们可以自己给邮件打星标,来标记邮件的重要程度 。

根据我的使用习惯,感觉超过 5 个标签,就有点让人迷惑了,所以,我使用的星标一共有 4 个:

  • 黄色星星 表示一般重要文件
  • 红色叹号 表示非常重要邮件
  • 紫色问号 表示未处理完,将来还需要处理
  • 绿色对号 表示已经处理完,暂时一段时间都不需要处理的邮件,除非我手动搜索
    has:green-check
    

过滤器

使用强大的过滤器,我们可以让 Gmail 实现自动对邮件进行分类

比如,邮件里包含 “ 注册 ”、“ 激活 ”、“Active”、“Registration”、“Verify” 等单词,就可以自动打上 “ 注册验证 ” 标签 。

再比如,为转发邮箱 QQ mail 或者 163 邮箱设置自动打标签,标记为已读,自动存档、转发、删除等 。

实验室功能

Gmail 实验室有一些很好玩的功能,比如在邮件中看 Google Map,查看 Google Calendar,取消发送等 。至于 Google 目前主推的 Google+ 和 Google Drive 已经整合进 Gmail 了 。

强大的 Gmail 真是让人越用越不释手 :-D


参考

收发 Gmail 必学 12 招,善用邮件分类、前端管理当 Gmail 达人

如何優雅地使用 Gmail & Mailing List

知乎 Gmail 精华问题