GTD 书评 + 总结

Posted on 2014-10-30 12:51 in Book

最近了解学习了 GTD,总结一下。

Intro


所谓 GTD 就是 Getting Things Done 的缩写。最早有一个叫做 David Allen 的美国人写的一本书,名字就是 :

Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity

他是 GTD 系统的发明人,主要介绍了时间和任务管理的相关方法,后来这套系统越来越流行,于是大家就把相关的方法、工具统称为 GTD。

网上有很多介绍 GTD 方法论的博客:

小强的时间管理博客

学无止境 @ 一点一滴

褪墨・时间管理

这些大多是专业的培训师之类的人写的博客,里面的内容很全面也很详细(总共可能有 100+ 的文章),但是阅读体验却不好。我想主要原因是他们作为培训师、讲师身份,只有复杂、系统地介绍才能衬托出他们的专业。而作为一个普通人,我相信很多人都体验都是:好大一碗成功学鸡汤 =.=

所以,作为一个普通的学生、总结一下我在一周的空余时间内学习 GTD 的心得,保证简单。

学习步骤:

  1. 阅读 Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity,还是英文版靠谱,网上的翻译质量实在无法恭维。

  2. 阅读几篇博客即可,主要是吸收、了解别人和自己的理解

  3. 总结(形式随意,如写 blog、画 mind map),实践应用!


GTD


Reason

现在的人的生活、工作压力都很大,如果没有一个有效的方法来组织管理自己的事物,会越忙越乱。

比如作为一个学生,一想到自己的论文还没有头绪,项目也看不到希望,还有码农的编程技能没有完全 get,眼看就要毕业了,找工作的压力也逐渐越来越大,着急却越忙越乱,总有一些事盘旋在脑袋里,不经意间提醒你 “ 还有没有做好的事!”

这时候,各种管理的方法就出现了,而 GTD 就是其中一种。

Aim

GTD 书里面最终目的就是帮助我们达到所谓的 “ 黑带 ” black belt 级别,标志就是做到 “ 心静如水 ” Mind Like Water

所谓心静如水,是从武学中借鉴过来的词(也就是功夫熊猫里面浣熊师父教给胖纸的武术家的追求 —— inner peace),GTD 的目的就是通过这一套系统方法让我们达到这种境界:

掌控一切,不慌不忙,全身心投入到每一件事中。

Workflow

workflow

Methodology

GTD 的方法其实并不高深,它实际上主要就是解决了两个问题:

  1. 很多事之间该如何处理

  2. 某一件事该如何进行下去

Horizontal Focus

为了解决第一个问题,GTD 提出了 5 个横向管理方法 horizontal five-stage method

  1. Collect

    把所有的 “ 原始材料 ”(stuff)都收集(collcet)到一个地方,比如一个货真价实的篮子,或者是文件夹、电脑上的某个文件夹中(或者它们的组合),这个地方就称为 in-basket

    关键:一定要保证把所有的事全部收集起来,不能漏掉一个,这样我们就可以只专注于这个 in-basket,而不用考虑其他乱七八糟的东西。

  2. Process

    收集到 in-basket 之后,按照前面的 workflow 对其中的内容进行处理(process)。

    关键:按照顺序,一次一件事地进行分类处理,处理完之后不要放回 in-basket 中,有条理地进行可以避免重复工作。

  3. Organize

    前一步只是将 in-basket 中的内容进行了分类,但结果仍然是一堆事情的集合,这时候就需要我们将其组织管理(organize)成各种有序的清单(list),比如

    • 项目清单(project list

    • 日历(calendar

    • 下一步行动清单(next action list

    • 等待清单(waiting for list

    • 将来某时清单(someday/may list

    关键:建立一个 完备正交的分类集。

  4. Review

    在建立起各种清单之后,我们需要对其进行跟踪维护。根据事件的重要程度,每天、每周、每月、每年地不断坚持更新我们的清单。虽然简单,但也是最难做到的地方。或许 3 分钟热情可以持续一段时间,但是大多数人都没有恒心将一件事坚持下去。

    关键:恒心!!!

  5. Do

    我们清单都列好了,但是当我们每天在确切的某个时间做什么确切的事呢?GTD 并没有给出答案,毕竟某件事重不重要只有我们自己才知道。但是它给出了 3 个模型来对一件事情的重要、紧急情况进行评估,以便我们安排工作顺序。安排工作顺序可以按照不同的属性进行排序:

    • 地点:宿舍、实验室、教室

    • 时间:早中晚、工作日、周末

    • 花费的精力:看书、编程、发邮件、整理文档

    • 重要程度:人生目标、工作计划、当前工作

    实际上,我觉得在 do 这个方面,或许其他的方法更有效,比如 “ 番茄工作法 ” 等可以帮助我们有效地安排工作时间,提高注意力。

以上。

就是这么简单,和我们平时自己琢磨出来的方法没有太大差别,这几个步骤的目的就是管理我们的工作,让我们不再是乱糟糟一团的感觉,而是 “ 清单在手,天下我有 ” 的掌控全局的感觉,这也是我们能进入 mind like water 状态的前提。

Vertical Focus

为了解决第二个问题,GTD 提出了 5 个纵向管理方法 vertical five-phase method

  1. Defining purpose & principles

  2. Outcoming & visioning

  3. Brainstorming

  4. Organizing

  5. Identifying next actions

这几个步骤其实就是很自然而然的从上到下(top to down)的方法:

首先确定目标(purpse & principles),避免盲目努力,然后再展望做完时的美好景象(outcoming & visioning),这时候我们干劲十足,通过头脑风暴(brainstorming)找到合适的工作方法,之后就是确切地组织(organizing)人员,确认如何下手(identifying next action),开始干活了了。

步骤说起来空洞无味,但是在实际中面对不知如何下手的事情,可以参考这个步骤。关于如何做好一件事,涉及到不同的人和不同的工作类型,所以我认为这里的方法只能作为一个参考吧。

以上。

Tools

书里面还介绍了一些小技巧,就不再重复了。不过根据我的实践来看,工具其实也是一个至关重要的因素。

选择标准:选择合适的而不是功能最全的工具。

现在有很多 GTD 类的软件,比如 thinkrock、remember the milk、any.do 等等,功能很全很强大,但是我最终还是选择了简单的 Google xxx + Evernote 的组合。

什么是合适的工具呢,我认为只要满足

  1. 简单

  2. 够用

这两个条件就好。

简单的功能可以帮助我们集中注意力,Google 的很多产品都遵循这个原则,比如 Calendar、Task、Keep、Translate 等,而 Evernote 虽然功能强大,但是有时候让我无从下手,不想打开;当然关键功能必须要有,比如最近很火的一款应用 Todist,作为一款 todo list 类型的软件,免费版本却没有提醒功能,他们是有多想挣钱啊 =.=


Review


这年头不可避免地看了一些成功学的书,喝了不少鸡汤,这本久负盛名,最近越来越火的书,从我的体验来说,比其他同类的书要好很多,还是有干货的。虽然没有给我非常的大的质的改变,但是也解决了不少我的疑惑。书里没有提出多么惊天动地的方法,很多都是我们日常生活中在使用的技巧,这本书把这些总结整理成一套系统方法,也算是一大成就吧。

毕竟,实践才是检验真理的唯一标准,等过段时间再评价吧。

My GTD


作为学生党的 GTD 实践:

Name Tools
Project List Evernote
Daily Plan Evernote
Waiting For List Evernote
Someday/Mayble List Evernote
Calendar Google Calendar
Reminder & Memo Google Keep

说明一下选择 EN 的最大的理由:它的跨平台性,Windows + *nix + Andriod,基本涵盖了我校园(宿舍 + 实验室)的生活,至于 Google 就不用说了,Gmail + Calendar + Keep + Drive 的组合别说有多舒服了~

关于 “Next Action List”,我个人觉得并不是特别适合我,就平时的事(学习 + 项目 + 杂事)而言,学习和项目很难用 Next Action 来做计划,而杂事都是一些鸡毛蒜皮的小事,用不着分步骤来完成。我每天都活动基本上是固定的,哪个时间段干什么早就形成了一种模式,所以我将 “Next Action List” 改为 “Daily Plan”。


Mind Map

最后贴上一张我总结的 MM:

gtd mm


Reference

GTD | snow

MindMapper